Kewajiban Sekretaris

Kewajiban Sekretaris

Kewajiban Sekretaris - Pekerjaan sekretaris yaitu menolong kelancaran aktivitas pimpinan terlebih pada aktivitas administrasi, hal semacam ini cukup simpel dalam kalimat, namun dalam praktiknya cukup berat karna apa pun pekerjaan atasan yang terkait dengan aktivitas menjangkau maksud perusahaan. Tanggung jawab seseorang sekretaris pastinya sesuai sama peranan jabatan sekretaris itu. Untuk organisasi yang besar, pekerjaan sekretaris juga lebih berat karna terkecuali bertugas serta bertanggungjawab pada pimpinannya, ia harus juga bertanggungjawab untuk mengatur serta mengawasi pekerjaan serta aktivitas bawahannya. 

Peran Sekretaris

Sesudah sekretaris terima instruksi, lalu melakukan instruksi itu dengan prima serta selesai dengan cara yang diaplikasikan sendiri. Karna dalam proses tugasnya, sekretaris tidak lepas dari peluang untuk bekerja bersama dengan orang yang lain. Jadi sebaiknya sekretaris berupaya mencari cara-cara yang baik manfaat menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan juga yang lebih tinggi dari kedudukkannya. 

Karna dalam proses tugasnya, sekretaris tidak lepas dari peluang untuk bekerja bersama dengan orang yang lain. Jadi sebaiknya sekretaris berupaya mencari cara-cara yang baik manfaat menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atau sederajat bahkan juga yang lebih tinggi dari kedudukkannya. Sebagian pengertian mengenai pengertian sekretaris : 

Betty Hutchinson and Carol Milano, dalam bukunya Secretarial Practice Made Sederhana, menyampaikan : “A secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and model. ” (yang bermakna : Seseorang sekretaris yaitu seseorang profesional. Jadi Profesional, kamu diinginkan menghadirkan bermacam jenis tanggung jawab pekerjaan kesekretarisan denga penuh kompetensi, bisa diakui serta berkepribadian). 

Professional Secretaries International (PSI) memiliki pendapat : “A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision, exercises initiative and judgement, and makes decisiions within the scope of assigned authority. ” (yang bermakna : Seseorang sekretaris yaitu assisten pimpinan yang mempunyai ketrampilan mengurusi kantor, menghadirkan kekuatan terima tanggung jawab tanpa ada diara hkan atau dipantau, berinisiatif serta penuh pertimbangan, dan memutuskan sesuai sama ruangan lingkup wewenang tugasnya). 

Karenanya dalam ruangan lingkup pekerjaannya, pekerjaan seseorang sekretaris biasanya terdiri jadi 3 (tiga), yakni : 

1. Pekerjaan Rutin 

Pekerjaan umum yang nyaris sehari-hari dihadapi tanpa ada menanti instruksi spesial dari atasan atau tanpa ada menanti saat harusnya dikerjakan, sesuai sama yang sudah diaplikasikan dalam uraian tugasnya, mencakup : 

Buka surat masuk untuk pimpinan 

Membuat serta buat surat untuk pimpinan sesuai sama denga kebutuhan (korespondensi) 

Mengumpulkan info/surat/dokumen yang masuk 

Terima dikte dari pimpinan 

Terima tamu serta bertamu mewakili pimpinan 

Terima serta melayani telepon dan bertelepon 

Kerjakan filing (berkas) 

Mengatur jadwal aktivitas (agenda) pimpinan 

Melindungi kebersihan serta kerapihan kantor untuk membuat kenyamanan kerja. 

Mempersiapkan pembuatan laporan 

Mengelola kas kecil (Petty Kontan) 

2. Pekerjaan Khusus 

Pekerjaan yg tidak sehari-hari dihadapi oleh sekretaris, cuma juga akan dikerjakan jika ada instruksi spesial dari pimpinan. Pembaerian pekerjaan spesial biasaya berdasar pada unsur keyakinan pimpinan pada sekretarisnya kalau ia dipandang dapat da dapat dihandalkan untuk merampungkan satu pekerjaan spesifik. Aktivitas yang termasuk juga pekerjaan melakukan instruksi, diantaranya : 

Menyiapkan rapat serta buat notulen 

Membuat acara pertemuan usaha dan mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan realasinya. 

Turut berpartisipasi dalam merumuskan problem yang tengah dihadapi perusahaan 

Menaruh serta membuat surat surat yang berbentuk rahasia (confidential) 

Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan 

Mempersiapkan surat-surat administrasi usaha perusahaan 

Mendatangi atau menghubungi lewat telepon pada perusahaan beda (rekanan) untuk mencari info atau mengemukakan info 

Pemberian hadiah, ucapan, atau cindera mata untuk rekanan disuatu aktivitas tertentu 

3. Pekerjaan Kreatif 

Pekerjaan yg tidak termasuk juga teratur, namun atas gagasan sendiri tanpa ada disuruh atau tanpa ada diperintah oleh pimpinan, tetapi harus dikerjakan dengan baik oleh sekretaris. Lingkup pekerjaan kreatif tidak terbatas, seandainya tidak menyimpang atau berseberangan dengan pekerjaan yang juga akan ditangani pimpinannya, diantaranya : 

Kirim bunga atau surat ucapan selamat pada relasi 

Buat atau memperbaharui compay profile 

Buat kliping iklan, berita, atau artikel yang diperlukan perusahaan 

Buat rencana kerja 

Menyatukan brosur, price daftar dari berbagai` jenis pameran yang bermanfaat untuk perusahaan 

B. Tanggung Jawab 

Menurut Sedarmayanti th. 2005 ; 23 mengungkap kalau terkecuali sekretaris bertanggungjawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk dapat menolong pekerjaan baik dari bagian tehnis, administatif ataupun rencana dalam makna memberi beberapa inspirasi serta anjuran supaya pihak manajemen dapat memutuskan dengan pas, cepat, serta benar. 

Terkecuali sekretaris bertanggungjawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab beda yang perlu dikerjakan yakni : 

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) 

Sekretaris bertanggungjawab pada performansi sendiri serta usaha pengembangan ke arah yang lebih berkwalitas. Dengan “mengelola” sendiri agar bisa tampak dengan performansi sempurna dalam proses pekerjaan pokok keseharian, diantaranya : 

a. Memudahkan serta membuat lancar kerja pimpinan lewat penyusunan saat serta distribusi info yang efektif. 

b. Mendistribusikan info dari kantor pimpinan dengan terang serta akurat. 

c. Mensupport kelancaran alur kerja pada kantor pimpinan dengan bebrapa sisi yang lain. 

d. Memberi kesempatan pada pimpinan untuk lebih fokus pada beberapa hal strategis serta mempunyai efek periode panjang. 

e. Memberi input positif serta gagasan untuk perbaikan perusahaan. 

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) 

Sekretaris bertanggungjawab pada usaha perolehan superioritas kemampuan kantor serta pengaruhnya pada kemampuan perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud lewat kesibukan : 

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk juga keuangan. 

b. Membuat situasi (fisik serta mental) yang mensupport kelancaran kerja. 

c. Mensupport penciptaan budaya kerja yang positif. 

d. Menolong membuat “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. 

e. Mengelola anak buah untuk tingkatkan dampaktifitas serta efisiensi kerja di kantor. 

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) 

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan pikiran serta hubungan perusahaan dengan maksud penambahan daya saing. Perwujudannya yaitu lewat usaha memperluas network perusahaan, mengatur serta mengawasi proses acara-acara resmi serta informal yang diadakan oleh kantor dalam hubungannya dengan usaha menjaga serta berperan serta dalam meningkatkan citra perusahaan. 

(A. B Susanto, 1997 : 14-15) 

4. Bertanggungjawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja 

Dalam peranan aktifnya menolong kelancaran beberapa pekerjaan pimpinan hingga bisa terwujud maksud yang sudah diputuskan. 

5. Tanggung jawab hukum seseorang sekretaris 

Satu diantara sisi perlu dari jabatan sekretaris, meskipun peluang besar tidak terdaftar dalam ketentuan tertulis, yaitu tanggung jawab hukumnya jadi penghubung pimpinan dalam transaksi. Jadi penghubung, bermakna sekretaris bertindak jadi wakil pimpinan dalam soal usaha dengan pihak ke-3, karna sekretaris memiliki wewenang ini. Jadi sekretaris mesti melakukan tindakan hati-hati serta bertanggungjawab. 

Di bawah ini beberapa hal yang butuh di perhatikan oleh sekretaris : 

a. Sekretaris tidak bisa lakukan jual beli dengan perusahaan untuk keuntungan pribadi, terkecuali apabila perusahaan berikan ijin. 

b. Sekretaris tidak bisa mengungkapkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja selesai. 

c. Sekretaris tidak bisa menekuni dalam satu usaha saingan terkecuali memperoleh ijin dari pimpinan. 

d. Sekretaris mesti ikuti dengan jeli serta pas semuanya instruksi pimpinan dalam melakukan pekerjaan teratur. 

e. Info dari pimpinan tentang batas-batas yang pasti serta tentu tentang wewenang sekretaris begitu dibutuhkan serta janganlah sekali-kali melakukan tindakan melampaui batas-batas itu.