Cara Audit Internal Iso 9001

Cara Audit Internal ISO 9001

Cara Audit Internal ISO 9001 - Audit internal adalah satu diantara kemampuan ISO 9001. Dengan lakukan audit, semuanya kriteria di check dengan systematis serta berdiri sendiri apakah tetaplah dipenuhi atau tidak. Apabila tidak, jadi auditor juga akan keluarkan temuan (finding) atau laporan ketidaksesuaian (NCR : non-conformance report). Berdasar pada tingkat keparahannya temuan juga akan dibagi tiga kelompok : major, minor serta observation (suggestion for improvement). Organisasi yang diaudit (auditee) mesti bertindak koreksi pada semuanya temuan terkecuali kelompok observasi. Tetapi untuk organisasi yang benar-benar dalam aplikasi ISO 9001, temuan kelompok apa pun juga akan dilakukan tindakan. 

Akan tetapi seringkali audit internal cuma digerakkan untuk penuhi kriteria yang disuruh ISO 9001 saja. Tak ada semangat, tak ada greget serta tak ada kemampuan didalamnya. Semuanya dikerjakan sekedar hanya saja. Seharusnyalah internal audit dikerjakan dengan maksimal hingga ISO 9001 bisa berperan jadi alat strategis organisasi untuk menjangkau visinya. Supaya internal audit betul-betul mempunyai kemampuan, ada banyak hal perlu yang perlu di perhatikan seperti di jabarkan di bawah ini. 

1. perbaharui senantiasa daftar check audit (audit cek daftar). Daftar check di buat jadi tuntunan dalam lakukan audit, hingga tak ada bebrapa sisi perlu yang perlu diaudit terlewati. Daftar check di buat berdasar pada klausul-klausul dalam ISO 9001 serta dokumen-dokumen berkaitan seperti SOP, IK, serta laporan-laporan. Berlainan dengan klausul ISO 9001, dokumen-dokumen berkaitan di atas seringkali diperbarui untuk perbaikan, menambahkan atau pengurangan. 

Perbaikan dapat dikerjakan karna diketemukannya langkah kerja yang tambah baik. Menambahkan dikerjakan karna ada ekspansi aktivitas atau pelebaran ruangan lingkup kerja. Demikian pula pengurangan barangkali berlangsung karna kesibukan spesifik tak ada sekali lagi. Hal yang paling perlu hingga daftar check mesti diperbarui yaitu untuk memasukkan project atau program-program perbaikan yang tengah digalakkan dalam organisasi. Umpamanya dalam perusahaan tengah ada project Six Sigma, aktivitas audit bisa menolong memantau pengerjaannya dengan memasukkannya dalam daftar check audit. Begitu lucu serta tidak berwibawa jika daftar check kita tidak nyambung dengan kesibukan auditee. 

2. masih tetap terkait erat dengan yang awal. Auditor mesti mengerti sistem kerja di departemen auditee. Bila pertanyaan auditor tidak bisa dipahami auditee atau keterangan auditee tidak bisa dipahami auditor, itu masih tetap ada logisnya, namun begitu keterlaluan bila hingga auditor sendiri tidak mengerti apa yang di tanyakannya. Auditor jangan pernah tidak kuasai persoalan atau tidak mengerti apa yang di tanyakkannya. Karenanya sebelumnya lakukan audit internal auditor mesti pelajari dengan cermat SOP, IK atau laporan-laporan berkaitan departemen yang juga akan diaudit. 

3. audit internal mesti lebih keras dari pada audit surveilance. Apabila audit internal lebih lembek dari audit surveillance, bisa disebutkan audit internal tidak bermanfaat. Satu diantara maksud audit internal yaitu jadi persiapan audit surveillance. Auditor internal mesti bisa memperkirakan arah pertanyaan-pertanyaan auditor surveillance, hingga ia bisa membuat kiat audit supaya apa yang diauditnya adalah beberapa hal yang peluang besar juga akan diaudit auditor surveillance, ditambah pertanyaan-pertanyaan yang lebih detil serta mendalam. Sebenarnya auditor internal lebih ketahui sebagian kekurangan dalam organisasinya serta berdasar pada pengetahuan itu bisa membuat pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam. Dengan pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam, kesiapan auditee hadapi audit surveillance semakin lebih teruji. 

Untuk buat audit internal yang lebih keras, mandalam serta tajam pasti butuh disediakan auditor internal yang handal. Auditor kepala atau penanggung-jawab audit bisa pilih serta melatih auditor yang handal dengan memberi pelatihan- kursus yang terukur serta terprogram. Terkecuali tehnik audit yang mumpuni, pengetahuan auditor mengenai departemen yang juga akan diaudit begitu perlu. Karenanya auditor kepala butuh mengundang kepala departemen atau yang mewakili yang begitu memahami dengan pekerjaan didepartemennya untuk memberi kursus pada auditor-auditor internal di organisasi atau perusahaannya. 

4. auditor internal diambil dari semuanya departemen serta waktu pembagian pekerjaan mesti dihindarkan jangan pernah berlangsung “tukar guling” temuan. Supaya implementasi ISO 9001 jalan dengan baik, auditor internal mesti diambil dari semuanya departemen yang ada pada satu organisasi. Dengan hal tersebut rasa mempunyai semuanya departemen juga akan keluar. Rasa mempunyai juga akan kurangi resistensi dalam aplikasi satu program demikian pula ISO 9001. Efek negatifnya yaitu apabila auditor dari departemen A mengaudit ke departemen B serta auditor departemen B mengaudit ke departemen A, seringkali berlangsung “kongkalikong” hingga semasing auditor tidak menuliskan temuan-temuan mereka atau sekurang-kurangnya tidak menuliskan semua. Ini pasti juga akan melemahkan hasil audit. 

5. memberi insentif spesial untuk auditor. Insentif senantiasa jadi bentuk penghargaan yang bisa berikan motivasi auditor untuk semakin berprestasi. Motivasi bisa tingkatkan kreatifitas serta improvisasi audit hingga perbaikan-perbaikan tidak terpikirkan terlebih dulu barangkali berlangsung. Insentif tidak selamanya mesti memiliki biaya mahal, yang perlu yaitu ada perasaan diperlakukan istimewa dari manajemen untuk auditor. Besarnya insentif semestinya telah di buat ketentuannya mulai sejak awal serta penyerahannya bisa dikerjakan di akhir th.. 

tugas auditor eksternal

6. memberi insentif spesial untuk departemen yang tak ada temuan. Apabila organisasi memiliki pendapat kalau telah semestinya tiap-tiap departemen atau tiap-tiap orang bekerja maksimum, itu lumrah. Namun menurut pendapat aku pendapat itu relatif menumbuhkan situasi tidak enak dalam satu organisasi. Hal yang lebih lumrah (lagi menurut aku) yaitu situasi pertandingan sehat mesti di ciptakan. Hal semacam ini bisa dikerjakan dengan memberi suatu hal pada seorang yang kerjanya atau prestasinya istimewa, hingga bukanlah dianya saja yang makin terpacu namun juga orang yang lain yang memandangnya. Sekianlah departemen yang tak ada temuan mesti diberi penghargaan. 

7. pelajari kemampuan auditor dengan reguler. Mempunyai auditor yang handal adalah kewajiban. Kemampuan mereka mesti dievaluasi paling lama tiga th. sekali. Terkecuali bagian kemampuan serta kompetensi, prinsip auditor juga adalah hal perlu yang perlu dievaluasi. Seseorang auditor yang dalam tiga th. tidak sempat bisa lakukan pekerjaan jadi auditor meskipun dengan argumen yang begitu masuk akal baiknya dihapus dari daftar auditor. Bukanlah jadi hukuman namun untuk pelihara kegairahan auditor beda melakukan tugasnya. Mesti di ciptakan seperti eksklusivitas untuk tiap-tiap auditor internal. 

8. auditor internal mesti “dibela”. Dalam sistem audit seringkali berlangsung ketidaksamaan pendapat pada auditor serta auditee. Auditor mengambil keputusan satu temuan namun auditee tidak ingin terima, pada akhirnya berlangsung kebuntuan serta auditee tidak ingin di tandatangani NCR. Persoalan ini mesti dikerjakan auditor kepala. Dalam mengambil keputusan apakah persoalan yang diketemukan adalah satu temuan atau tidak, auditor kepala mesti memperhitungkan dengan cermat dengan mengerti duduk masalah dengan sebenar-benarnya. Cuma bila pada problem yang jadikan temuan oleh auditor sekalipun tak ada hal yang bisa diperbaiki sekali lagi, temuan itu bisa dibatalkan. Bila masih tetap ada celah untuk melepaskan persoalan jadi temuan, jadi mesti jadikan temuan. Ini begitu perlu supaya tak ada kesangsian untuk auditor dalam lakukan audit.